Datenschutzerklärung

Verantwortliche Stelle

Verantwortliche Stelle für den BSCW-Dienst ist:

Sie können sich auch an die behördliche Datenschutzbeauftragte des ITZBund unter folgender Anschrift wenden:

Sofern Sie der Erhebung oder Verarbeitung Ihrer Daten durch uns nach Maßgabe dieser Datenschutzerklärung in Teilen oder insgesamt widersprechen, können Sie Ihren Widerspruch an die BSCW-Administration (bscw-itzbund@itzbund.de) richten.

Herkunft und Kategorien der personenbezogenen Daten

Personen werden über ihre E-Mailadresse zur Mitarbeit auf dem BSCW-Server eingeladen und können sich anschließend selbstständig registrieren. Im Rahmen dieses Registrierungsprozesses erhalten wir Ihre personenbezogene Daten.

Wir verarbeiten auf dem BSCW folgende Kategorien personenbezogener Daten:

• Stammdaten (z.B. Vor- und Nachname, Organisationszugehörigkeit)
• Persönliche Informationen (z.B. Meine Benachrichtigungen)
• Persönliche Systemkonfiguration (z.B. RSS-Feeds, Abonnierte Ereignistypen, Persönliche Lesezeichen)
• Fachbezogene Kommunikation (z.B. Microblogs)
• Fachbezogene Inhalte (z.B. Arbeitsbereiche, Terminabstimmungen, Kalender)
• Fachbezogene Bewertung (z.B. Meine Notizen: „Frage“ oder „Idee“)
• Navigations- und Orientierungsinformationen (z.B. regelmäßiger Bericht, Zeitstempel)
• Informationen über BSCW-Netzwerk (z.B. Meine Gemeinschaften, Meine Kontakte)
• Freiwillige persönliche Informationen (z.B. Profilbild, Geburtstag, Soziale Netzwerke, Adresse)
• Technische Informationen (z.B. IP-Adresse, http-Statuscode)

Zweck der Datenverarbeitung

Wir verarbeiten personenbezogene Daten im Rahmen des BSCW-Dienstes zu folgenden Zwecken:

• Administration der nutzenden Personen
• Anzeige des Kontaktstatus (z.B. „verfügbar“ oder „nicht aktiv“)
• Statistische Informationen zu fachlichen Schwerpunkten
• Dokumentation und Anzeige des Kollaborationsverhaltens der nutzenden Personen
• Anzeige der freiwillig eingetragenen persönlichen Informationen der nutzenden Personen
• Gewährleistung des Datenschutzes, der IT-Sicherheit und des IT-Betriebs

Die Nutzung der Funktion „Anzeige der Kontaktstatusanzeige“ im BSCW erfolgt freiwillig. Bei Deaktivierung der Funktion werden Sie permanent als „nicht verfügbar“ angezeigt.

Rechtmäßigkeit der Datenverarbeitung

Sie haben uns im Rahmen des Registrierungsprozesses Ihre Einwilligung zur Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten erteilt. Für die Einholung von Einwilligungen gilt Art. 6 Abs.1 lit. a DSGVO und Art. 7 DSGVO.

Zur Gewährleistung des Datenschutzes, der IT-Sicherheit und des IT-Betriebs im ITZBund erfolgt die Verarbeitung personenbezogener Daten zur Wahrung unserer berechtigter Interessen nach Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.

Wir behalten uns das Recht vor, im Falle von schweren Verstößen gegen unsere Nutzungsbedingungen und bei unzulässigen Zugriffen beziehungsweise Zugriffsversuchen auf unsere Server unter Zuhilfenahme einzelner Datensätze eine Herleitung zu personenbezogenen Daten zu veranlassen.

Empfängerkategorien

Empfänger der Daten sind die verantwortliche Stelle und ggf. technische Dienstleister, die für den Betrieb und die Wartung der Systeme als Auftragsverarbeiter tätig werden.

Des Weiteren können alle Anwenderinnen und Anwender des BSCW-Dienstes gewisse personenbezogene Daten (bspw.: Stammdaten) einsehen, da der BSCW-Server eine globale Kollaborationssplattform ist. Bestimmte personenbezogene Daten (wie z.B. die technischen Informationen) werden nur intern von der BSCW-Administration verarbeitet und anderen nutzenden Personen nicht zugänglich gemacht.

Kategorien betroffener Personen

Betroffene Personen sind aufrufende und aktiv nutzende Personen der BSCW-Plattform im Internet.

Speicherdauer

Die von uns verarbeiteten Daten werden nach Maßgabe des Art. 17 DSGVO und des Art. 18 DSGVO gelöscht oder in ihrer Verarbeitung eingeschränkt. Die bei uns gespeicherten Daten werden regelmäßig gelöscht sobald sie für die Zweckbestimmung nicht mehr erforderlich sind und der Löschung keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten entgegenstehen. Sofern die Daten nicht gelöscht werden, weil sie für andere oder gesetzliche Zwecke erforderlich sind, wird deren Verarbeitung eingeschränkt.

Weiterhin kann die Löschung von personenbezogenen Daten von jeder nutzenden Person, zu jeder Zeit durch Bekanntgabe bei der BSCW-Administration (bscw-itzbund@itzbund.de) verlangt werden.

Betroffenenrechte

Ihre Betroffenenrechte können Sie jederzeit durch Anfrage bei der BSCW-Administration (bscw-itzbund@itzbund.de) wahrnehmen.

Sie haben nach Art. 15 DSGVO das Recht, eine Bestätigung darüber zu verlangen, ob Sie betreffende personenbezogene Daten verarbeitet werden. Weiterhin haben Sie das Recht auf Auskunft über diese Daten sowie auf weitere Informationen und Kopie der Daten.

Sie haben entsprechend Art. 16 DSGVO das Recht, die Vervollständigung der Sie betreffenden Daten oder die Berichtigung der Sie betreffenden unrichtigen Daten zu verlangen.

Sie haben nach Maßgabe des Art. 17 DSGVO das Recht zu verlangen, dass die Sie betreffenden Daten unverzüglich gelöscht werden, bzw. alternativ nach Maßgabe des Art. 18 DSGVO eine Einschränkung der Verarbeitung der Daten zu verlangen.

Sie haben nach Maßgabe des Art. 20 DSGVO das Recht zu verlangen, die Sie betreffenden Daten, die Sie uns bereitgestellt haben zu erhalten und deren Übermittlung an andere Verantwortliche zu fordern.

Sie können der künftigen Verarbeitung der Sie betreffenden Daten nach Maßgabe des Art. 21 DSGVO jederzeit widersprechen.

Sie haben das Recht, erteilte Einwilligungen gem. Art. 7 Abs. 3 DSGVO mit Wirkung für die Zukunft zu Widerrufen. Der Widerruf einer Einwilligung wirkt erst für die Zukunft und berührt nicht die Rechtmäßigkeit der bis zum Widerruf verarbeiteten Daten.

Sie haben gem. Art. 77 DSGVO das Recht, eine Beschwerde bei der zuständigen Aufsichtsbehörde einzureichen. Die zuständige Aufsichtsbehörde für den vom ITZBund angebotenen BSCW-Dienst ist die Bundesbeauftragte für den Datenschutz und die Informationsfreiheit (kurz BfDI).

Zusammenarbeit mit Auftragsverarbeitern und Dritten

Sofern wir Dritte mit der Verarbeitung von Daten auf der Grundlage einer Vereinbarung zur Auftragsverarbeitung beauftragen, geschieht dies auf Grundlage des Art. 28 DSGVO (z.B. Sicherstellung des User-Help-Desks).

Weitergabe von Daten an Dritte

Sofern wir im Rahmen unserer Verarbeitung Daten gegenüber anderen Personen und Unternehmen offenbaren, sie an diese übermitteln oder ihnen sonstige Zugriffe auf Daten gewähren, erfolgt dies nur, wenn:

• Sie Ihre nach Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. a DSGVO ausdrückliche Einwilligung dazu erteilt haben,
• für den Fall, dass für die Weitergabe nach Art. 6 Abs. 1 S.1 lit. c DSGVO eine gesetzliche Verpflichtung besteht.
• die Weitergabe nach Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f DSGVO zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen erforderlich ist und kein Grund zur Annahme besteht, dass Sie ein überwiegendes schutzwürdiges Interesse an der Nichtweitergabe Ihrer Daten haben.

Es findet keine Datenübermittlung personenbezogener Daten in Drittstaaten statt.

Automatisierte Entscheidungsfindung und Profiling

Eine automatisierte Entscheidungsfindung nach Art. 22 DSGVO findet nicht statt. Die verarbeiteten Daten werden nicht für eine Verhaltens- und Leistungskontrolle verwendet. Sollten wir dies in Einzelfällen einsetzen, werden wir Sie hierüber und über Ihre diesbezüglichen Rechte gesondert informieren, sofern dies gesetzlich vorgegeben ist.

Einsatz von Cookies

Wir setzen auf dem BSCW-Server Cookies ein, die auf Ihrem Rechner abgelegt werden. Cookies dienen dazu, unseren Dienst nutzerfreundlich, effektiv und sicher anbieten zu können. Die meisten der von uns eingesetzten Cookies sind „Session Cookies“, die nach nach einer jeweils definierten Zeit oder nach Beendigung Ihres Browsers automatisch gelöscht werden.
Die meisten Browser akzeptieren Cookies standardmäßig. Sie können in den Sicherheitseinstellungen temporäre und gespeicherte Cookies unabhängig voneinander zulassen oder blockieren. Die in unseren Cookies gespeicherten Daten werden nicht mit Ihren persönlichen Daten verknüpft.
Unsere Cookies richten auf Ihrem Rechner keinen Schaden an und enthalten keine Viren.

Datensicherheit

Der BSCW-Dienst verwendet zur verschlüsselten Übertragung von Daten das TLS-Verfahren (Transport Layer Security) in Verbindung mit der jeweils höchsten Verschlüsselungsstufe, die von Ihrem Browser unterstützt wird. Die verwendeten Verschlüsselungsalgorithmen sind nach aktuellem Stand der Technik durch das Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik (BSI) empfohlen.
Innerhalb des BSCW-Dienstes haben jeweils nur berechtige nutzende Personen Zugriff auf einzelne Datenräume.
Wir bedienen uns geeigneter technischer und organisatorischer Sicherheitsmaßnahmen, um Ihre Daten gegen zufällige oder vorsätzliche Manipulationen, teilweisen oder vollständigen Verlust, Zerstörung oder unbefugten Zugriff Dritter zu schützen. Unsere Sicherheitsmaßnahmen werden stetig den technologischen Entwicklungen angepasst.

Aktualität und Änderung dieser Datenschutzerklärung

Diese Datenschutzerklärung ist gültig mit Stand vom Januar 2022.
Durch die Weiterentwicklung der BSCW-Software oder aufgrund geänderter gesetzlicher beziehungsweise behördlicher Vorgaben kann es notwendig werden, diese Datenschutzerklärung zu ändern. Die jeweils aktuelle Datenschutzerklärung kann jederzeit auf der Website unter https://bscw.bund.de/pub/bscw.cgi/d70790069-1/*/Datenschutzerkl%c3%a4rung.html?=&op=WebFolder.getweb von Ihnen abgerufen und ausgedruckt werden.