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Richtlinien

Hinweise

Achtung:Gendergerechte Sprache

Aufgrund der technischen Beschreibung der Rollen im BSCW ist eine geschlechtsneutrale Personenbezeichnung nicht möglich. In der Richtlinie wird in Fällen, in denen geschlechtsneutrale Personenbezeichnungen - aufgrund von System-Spezifika - nicht möglich sind, von entsprechenden Anpassungen abgesehen. Derartige Bezeichnungen beziehen sich dementsprechend sowohl auf Männer als auch auf Frauen und sind daher geschlechterübergreifend zu verstehen.

Achtung:Registrierung

Eine Selbstregistrierung ist auf diesem System nicht möglich.

Um an einem bestehenden Arbeitsbereich mitarbeiten zu können, müssen Sie vom Manager dieses Arbeitsbereichs und nicht durch die BSCW-Administration zur Mitarbeit eingeladen werden. Danach können Sie sich auf dem BSCW-Server registrieren.

Sollten Sie nicht wissen, wer der Manager des jeweiligen Arbeitsbereichs ist, senden Sie bitte eine E-Mail mit der URL des Arbeitsbereichs an die BSCW-Administration (der Name des Arbeitsbereichs ist nicht ausreichend zur eindeutigen Identifizierung). Falls Sie selbst Mitglied des Arbeitsbereichs sind, können Sie den/die Manager selbst ermitteln. 

Wünschen Sie die Einrichtung eines neuen Arbeitsbereichs, wenden Sie sich bitte direkt per E-Mail an die BSCW-Administration. Weitere Informationen finden Sie unten im Abschnitt Neue Arbeitsbereiche.

Der öffentliche Bereich des BSCW-Servers ist ohne Registrierung zugänglich.

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Achtung:Nutzungsbedingungen

Im Ressort des BMVI sind der Erlass (Z20/2222.1/0) und das Fachkonzept zu beachten. Für Nutzer aus einer Bundesbehörde außerhalb des BMVI gelten die Nutzungsbedingungen.

Im Erlass steht unter anderem die nachfolgenden Verpflichtungen:

  • sinnvolle und wirtschaftliche Account-Nutzung
  • die Verwendung von Accounts/Nutzerkonten durch mehrere Personen bzw. durch funktionsbezogene E-Mail-Adressen ist nicht zulässig, die Nutzung ist nur mit persönlichem Account möglich
  • Information/Abmeldung bei Ausscheiden von Anwendern an die BSCW-Administration, um Nutzerkonten zu löschen und Lizenzen freizugeben

 

Achtung:Kosten für die BSCW-Server

 

Die Nutzung der BSCW-Server ist für die Bundesverwaltung kostenpflichtig. Die Kosten für den Betrieb der Systeme müssen im Grundsatz anteilig von den Nutzern getragen werden. Die Kostenumlage beinhaltet neben den Lizenz- und Betriebskosten für die Systeme auch Kosten für die Unterstützung der Anwender.

Bis zur Erstellung und dem Inkrafttreten eines Kostenmodells werden die notwendigen Haushaltsmittel für die BSCW-Server für die gesamte Bundesverwaltung zentral bereitgestellt. Damit sind die BSCW-Server des ITZBund für die gesamte mittelbare und unmittelbare Bundesverwaltung kostenlos nutzbar. Die Nutzungsbedingungen sowie eine kostenfreie Bereitstellung gelten bis zum Inkrafttreten einer Kostenumlage.

Die BSCW-Server werden derzeit aus den Projekten im Rahmen des IT-Rahmenkonzeptes des Bundes finanziert. Daher können wir die zentrale Finanzierung nicht dauerhaft garantieren.

Über das eventuelle Ende der kostenfreien Bereitstellung und die Einführung einer Kostenumlage werden die Nutzer rechtzeitig informiert und es werden ggf. Alternativen angeboten. Zum derzeitigen Zeitpunkt kann im ITZBund keine weitere Aussage zu Kosten getroffen werden.
Die BSCW-Server werden solange betrieben und den Nutzern angeboten, bis das ITZBund ein (mindestens) gleichwertiges Nachfolgesystem zur Verfügung stellen kann. Vor einer Änderung erfolgt eine Abkündigung im Produktkatalog des ITZBund.

Die Nutzungsbedingungen sowie eine kostenfreie Bereitstellung gelten bis auf  weiteres.  Über das Ende der kostenfreien Bereitstellung und eine Einführung einer Kostenumlage werden die nutzenden Personen auf dem BSCW rechtzeitig informiert.

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Achtung:Speicherplatz Nutzung

Es gibt zwar auf dem BSCW des ITZBund weder ein weiches noch ein hartes Quota-Limit, aber Vorgaben zur wirtschaftlichen Nutzung des Speicherplatzes. Bitte verwenden Sie das System sinnvoll, wirtschaftlich und umsichtig.

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Password Policy

Achtung:Wichtige Hinweise zu Passwörtern

Allgemeines

  • die BSCW-Server im Internet und im Intranet des Bundes verwenden Passwörter zur Authentifizierung
  • die Password Policy regelt verbindlich den Gebrauch der Passwörter der BSCW-Systeme
  • die Sicherheit der Zugangs- und Zugriffsrechteverwaltung der BSCW-Server ist entscheidend davon abhängig, dass die Passwörter korrekt gebraucht werden
  • jeder Anwender muss ein eigenes, persönliches Nutzerkonto besitzen
  • die Verwendung von Nutzerkonten durch mehrere Personen ist nicht zulässig
  • jeder Anwender vergibt sich ein individuelles und geheim zu haltendes Passwort
  • die Weitergabe des Passwortes ist unzulässig
  • haben Sie Grund zur Annahme, dass ihr Passwort versehentlich bekannt geworden ist, müssen die BSCW-Administration informieren und ein neues Passwort wählen
  • als Nutzer müssen Sie sicherstellen, dass Sie zur Authentifizierung nur starke, schwer zu erratende Passwörter benutzen, die mit geeigneten Sicherheitsmaßnahmen gehandhabt werden
  • die hier beschriebene Password Policy erfüllt all diese Anforderungen

Gültigkeit

  • das Passwort gilt nur für den jeweiligen BSCW-Server

Passwortänderung

  • das Passwort muss alle 183 Tage geändert werden
  • nach 183 Tagen wird der Nutzer durch das System „gezwungen“, nach der Anmeldung das Passwort neu zu setzen

Sperre

  • Nutzerkonten werden nach 5 Fehlversuchen komplett gesperrt
  • zur Entsperrung müssen Sie die BSCW-Administration kontaktieren
  • falls Sie die WebDAV-Schnittstelle nutzen und Ihr BSCW-Passwort unter Windows speichern, kann dies unbeabsichtigt eine Sperre auslösen, wenn Sie auf dem BSCW-Server ein neues Passwort setzen und es anschließend nicht ebenfalls unter Windows ändern

Passwortvorgaben

Es sind angemessene Passwörter mit ausreichender Komplexität zu verwenden. Werden Sie aufgefordert, Ihr Passwort zu ändern, sind folgende Anforderungen zu beachten:

  • wählen Sie ein sicheres Passwort
  • Passwörter sollten aus Buchstaben, Ziffern und Sonderzeichen bestehen und dürfen nicht leicht zu erraten sein (keine Buchstabenreihen, Benutzernamen, Namen, Kfz-Kennzeichen, ...)


Passwörter müssen die folgenden Merkmale aufweisen:

  • mind. 8 Zeichen Länge (besser 12 Zeichen)
  • mind. 3 Zeichen, die nicht im altem Passwort vorkommen
  • mind. 1 Ziffer: 0123456789
  • mind. 1 Großbuchstaben: ABCDEFGHIJKLMNOPQRSTUVWXYZ
  • mind. 1 Kleinbuchstaben: abcdefghijklmnopqrstuvwxyz
  • mind. 1 Sonderzeichen (nur ASCII-Zeichen): !"#$%&'()*+,-./:;<=>?@[\]^_`{|}~


Zum Generieren und Verwalten von Passwörtern, die diesen Kriterien entsprechen, empfiehlt sich ein Passwort-Verwaltungsprogramm wie zum Beispiel KeePass (eine deutsche Sprachdatei für dieses englischsprachige Programm gibt es auf der Herstellerseite). Diese Programme können neben der Passwort-Verwaltung auch starke Passwörter generieren (berücksichtigen Sie bei den Einstellmöglichkeiten zur Passwortgenerierung oben genannte Anforderungen). Sie müssen sich dann nur noch ein gutes Masterpasswort überlegen und merken. (Quelle: BSI für Bürger)

Empfohlen wird die aktuellste KeePass-Version 2.x und hiervon die portable Edition. Diese können Sie auf jedem PC nutzen, ohne sie zu installieren. Weitere Informationen und eine Anleitung für KeePass finden Sie hier.

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Neue Arbeitsbereiche

Achtung: Wichtige Hinweise zu neuen Arbeitsbereichen

Neue Arbeitsbereiche (nur in diese können weitere Mitglieder eingeladen werden) werden entsprechend dem BSCW-Fachkonzept / Nutzungsbedingungen nur durch die Administration angelegt. Das Einrichten eines neuen Arbeitsbereiches ist auf zwei BSCW-Servern möglich, die unabhängig voneinander sind und jeweils einen eigenen Account für die Nutzung benötigen:

  • Der BSCW-Server im INTERNET ist unter https://bscw.bund.de erreichbar und kann für die Kollaboration zwischen Bundesbehörden und externen Partnern genutzt werden.
     
  • Der BSCW-Server im INTRANET DES BUNDES ist unter unter https://bscw.intranet.bund.de/ (IVBB- und BMVI-WAN-Zugang) oder unter https://bscw.intranet.doi-de.net/ (mit DOI-Zugang) erreichbar und kann für die Kollaboration in Dienststellen des Bundes und dienststellenübergreifend genutzt werden.

 

Es existiert keine Vorschrift, welcher BSCW-Server zu nutzen ist. Somit kann auch der externe BSCW-Server für Zusammenarbeit zwischen Dienststellen im Bund genutzt werden. Dies hat den Vorteil, dass er immer erreichbar ist, solange man Internetzugriff hat, aber keinen Zugriff auf Intranet/VPN benötigt.

Bitte wenden Sie sich zur Einrichtung neuer Arbeitsbereiche immer an die BSCW-Administration. Folgende Informationen und Unterlagen sollten in der E-Mail enthalten sein:

  • Bezeichnung des neuen Arbeitsbereiches (nicht erlaubte Zeichen sind: \*:?/<>|")
  • Name(n) und E-Mail-Adresse(n) des/r Manager/s
  • welcher BSCW-Server genutzt werden soll

Personen mit der Rolle "Manager" beauftragen und verwalten einen Arbeitsbereich und sind im Gegensatz zu normalen Mitgliedern befugt, weitere Personen/Mitglieder in einen Arbeitsbereich einzuladen. Es sind nur Mitarbeiter einer Bundesbehörde berechtigt, neue Arbeitsbereiche zu beauftragen. Die Beauftragung ist außerdem nur per E-Mail und nicht telefonisch möglich.

Es sollten pro Arbeitsbereich immer mindestens zwei Manager benannt werden (Urlaubs-/Krankheitsfall). Die BSCW-Administration wird zeitnah den gewünschten Arbeitsbereich einrichten und den Managern entsprechende Rechte erteilen. Anschließend können die Manager den Bereich verwalten und selbstständig weitere Manager oder Mitglieder einladen.
Ab diesem Punkt endet die Verantwortlichkeit der BSCW-Administration für einen Arbeitsbereich und allein die initial benannten Manager sind dafür verantwortlich. Das nachträgliche Erteilen von Managerrechten durch die BSCW-Administration ist nicht möglich, da diese nicht die Möglichkeit hat, die Berechtigung unbekannter Mitglieder/Manager zu überprüfen.

Der Name eines Arbeitsbereichs ist vom beauftragenden Manager prinzipiell frei wählbar. Folgende Zeichen sind jedoch nicht erlaubt: \*:?/<>|"

Ebenso ist die Anzahl und Strukturierung der Arbeitsbereiche frei wählbar. Sie können also pro Projekt einen eigenen Arbeitsbereich beauftragen, denkbar wären z.B. die Arbeitsbereiche "Projekt A", "Projekt B" usw.
Des Weiteren können Sie als Manager den Namen jederzeit wieder ändern, da BSCW-Objekte intern über eine eindeutige ID und nicht über den Namen referenziert werden. Somit können Sie einen Bereich beauftragen, testen bzw. sich mit BSCW vertraut machen und erst danach normale Mitglieder einladen.

Ein Arbeitsbereich kann außerdem untergliedert werden, Sie könnten bspw. in Arbeitsbereich "Projekt A" die Unterordner "Unterprojekt A" und Unterprojekt B" erstellen. Falls an "Unterprojekt A" und "Unterprojekt B" verschiedene Mitarbeiter von "Projekt A" beteiligt sind, könnten Sie diese auch nur in den jeweiligen Unterordner einladen. Somit hätte bspw. "Mitarbeiter A" nur Zugriff auf "Unterprojekt A" von "Projekt A", aber keinen Zugriff auf "Unterprojekt B" von "Projekt A".

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