FAQ
Auf dieser Seite finden Sie eine Zusammenstellung von besonders häufig gestellten Fragen. Bei Hinweisen, Anregungen, Fragen oder Problemen wenden Sie sich an die BSCW-Administration an den hier genannten Kontaktdaten. Eine ausführliche Bedienungsanleitung und Beschreibung aller BSCW-Funktionen finden Sie in dem Handbuch zum BSCW.
Bitte beachten Sie, dass es in der BSCW-Installation beim ITZBund geringere funktionale Abweichungen gibt, zu den im Handbuch beschriebenen Funktionen. Diese sind überwiegend in den FAQs erfasst.
(Stand Dezember 2023)
Bitte beachten Sie, dass es in der BSCW-Installation beim ITZBund geringere funktionale Abweichungen gibt, zu den im Handbuch beschriebenen Funktionen. Diese sind überwiegend in den FAQs erfasst.
(Stand Dezember 2023)
Benutzer- und Passwortverwaltung - Ihre Zugangsdaten
Ich kann mich nicht einloggen. Der Server lehnt mich ab. Was kann ich tun?
Überprüfen Sie die Schreibweise der eingetragenen Daten und achten Sie dabei auf die Groß- und Kleinschreibung.In das Feld "Benutzername" können Sie sowohl Ihren Benutzernamen als auch Ihre E-Mail-Adresse eintragen.
Falls Sie sich dennoch nicht am BSCW anmelden können, wenden Sie sich bitte an die BSCW-Administration.
Weitere nützliche Hinweise!
- Überprüfen Sie, ob Sie sich auf dem richtigen BSCW-Server einloggen wollen.
Es gibt drei BSCW-Server, im Internet BSCW Classic https://bscw.bund.de/ und BSCW Social https://social.bscw.bund.de wie auch im Intranet BSCW Intranet https://bscw.intranet.bund.de/, mit separaten Benutzerverwaltungen. - Ich habe mein Passwort vergessen - was kann ich tun?
Ich habe mein Passwort vergessen - was kann ich tun?
Wenn Sie Ihr Passwort vergessen haben,- Rufen Sie zuerst die Startseite des BSCW-Servers auf
- Klicken Sie dann auf den Link "Passwort vergessen?" (rechts unterhalb des Buttons "Anmelden")
- Geben Sie im Eingabefeld "Ihre E-Mail-Adresse:" Ihre E-Mail-Adresse ein.
- Sie erhalten innerhalb weniger Minuten eine E-Mail zum Setzen eines neuen Passworts.
- Folgen Sie den Anweisungen in der E-Mail.
- Überprüfen Sie Ihren Spam-/Junk-E-Mail-Ordner. Manchmal erkennen bestimmte E-Mail-Clients E-Mails von BSCW nicht.
- Sollte Ihr Account gesperrt sein, bekommen Sie statt der E-Mail die Rückmeldung "Fehler: Benutzerkennung gesperrt". Wenden Sie sich in diesem Fall per E-Mail an die BSCW-Administration, um Ihren Account freischalten zu lassen.
Wie lange ist mein Passwort gültig?
Das Passwort ist 183 Tage gültig. Nach Ablauf dieser Frist werden Sie im BSCW aufgefordert, es zu ändern.Weitere nützliche Hinweise!
- Es wird empfohlen, ein Programm zur Passwortverwaltung (Passwort-Safe oder Passwort-Manager) wie zum Beispiel KeePass zu benutzen. Dieses Programm kann Passwörter beliebiger Komplexität generieren und damit können Sie komfortabel und sicher alle Ihre Passwörter verwalten. Weitere Informationen zum Passwortmanager finden Sie auf den Seiten des BSI.
Wie kann ich mein Passwort ändern?
Um das Passwort zu ändern, müssen Sie am BSCW-Server eingeloggt sein.
- Schritt 1.
Öffnen Sie über die Menüpunkte "Optionen"->"Passwort ändern" den Dialog zum Ändern des Passworts. - Schritt 2.
Befolgen Sie anschließend die Hinweise in dem Eingabeformular zum "Passwort ändern".
Tipp! Die Richtlinien für das Passwort werden mit einem Klick auf das Fragezeichen-Symbol angezeigt. - Schritt 3.
Schließen Sie Ihre Eingabe durch einen Klick auf die Schaltfläche "OK". - Das System übernimmt das neu erstellte Passwort gem. Password Policy automatisch.
Welche Kriterien muss mein Passwort erfüllen?
Passwörter müssen die folgenden Merkmale aufweisen:mind. 8 Zeichen Länge (Empfehlenswert sind min.12 Zeichen)
mind. 3 Zeichen, die nicht im altem Passwort vorkommen
mind. 1 Ziffer
mind. 1 Großbuchstaben
mind. 1 Kleinbuchstaben
mind. 1 Sonderzeichen (nur ASCII-Zeichen): !"#$%&'()*+,-./:;<=>?@[\]^_`{|}~
Wie kann ich meinen Benutzernamen ändern?
Ihr Benutzername kann nur durch die BSCW-Administration geändert werden. Bitte senden Sie uns dazu eine E-Mail mit der am BSCW registrierten E-Mail-Adresse an bscw-itzbund@itzbund.de mit dem Betreff "Bitte Benutzername ändern".Wie kann ich meine E-Mail-Adresse ändern?
Die E-Mail-Adresse, mit der Sie im BSCW registriert sind, ist unter anderem für Ihre Authentifizierung und das Zurücksetzen des Passworts wichtig. Sie sollte immer aktuell sein.Die Änderungen der dienstlichen E-Mail auf dem BSCW-Server können sie selbst vornehmen. Befolgen Sie dafür die folgenden Schritte:
- Schritt 1.
Melden Sie sich an dem BSCW-Server an. - Schritt 2.
Gehen Sie dann über den Menüpunkt "Optionen" über "Profil" dann zu "Ändern". - Schritt 3.
In dem Formular "Persönliches Profil", unter der Registerkarte "Persönliche Daten" tragen Sie Ihre neue E-Mailadresse in die Zeile "Zusätzliche E-Mail-Adresse" ein und bestätigen Sie Ihre Eingabe mit dem Klick auf "OK". - Schritt 4.
Sie erhalten eine E-Mail mit dem Betreff "Neues BSCW-E-Mail-Alias registrieren lassen". - Schritt 5.
Kopieren Sie bitte den in der E-Mail enthalten Link für die Bestätigung/Registrierung und fügen ihn in die Adresszeile Ihres Browsers ein. - Schritt 6.
Anschließend werden Sie aufgefordert, Ihre Login-Daten des BSCW-Servers einzugeben. Nach einem erfolgreichen Login müssen Sie die Änderung final bestätigen. Die neue E-Mail-Adresse wird zu Ihrer primären E-Mail-Adresse. - Schritt 7.
Abschließend beantragen Sie bitte eine Löschung Ihrer obsoleten E-Mailadresse per E-Mail unter bscw-itzbund@itzbund.de.
Wie kann ich meinen BSCW-Account löschen?
Wenn Sie Ihren BSCW-Account nicht mehr benötigen und ihn löschen möchten, schicken Sie bitte eine E-Mail an bscw-itzbund@itzbund.de mit dem Betreff "Bitte BSCW-Account löschen".Die Absender-E-Mail-Adresse muss die für das BSCW-Konto registrierten E-Mail-Adresse sein.
Weitere nützliche Hinweise!
Eine Löschanfrage wird nur angenommen, wenn sie von der am BSCW-Server registrierten E-Mail-Aadresse versendet wurde. Die BSCW-Administration nimmt eine Löschung Ihres BSCW Accounts innerhalb von 5 Werktagen vor. Eine erneute Registrierung am BSCW mit der gleichen E-Mail-Adresse jederzeit wieder möglich.
Registrierung und Anmeldung
Welche BSCW-Server stehen mir zur Verfügung?
Das Einrichten eines neuen Arbeitsbereiches ist auf drei BSCW-Servern möglich, die unabhängig voneinander sind und jeweils einen eigenen Account für die Nutzung benötigen.
Es gibt:
- den BSCW Classic im INTRANET DES BUNDES, welcher unter https://bscw.intranet.bund.de/ (NdB- und BMVI-WAN-Zugang) oder unter https://bscw.intranet.doi-de.net/ (mit DOI-Zugang) erreichbar ist. Dieser kann für die Kollaboration in Dienststellen des Bundes und dienststellenübergreifend genutzt werden.
- den BSCW Classic im INTERNET, welcher unter https://bscw.bund.de erreichbar ist.
- und den BSCW Social, welcher im Internet unter https://social.bscw.bund.de erreichbar ist. Bei dem BSCW Social handelt sich um eine Neuentwicklung des BSCW mit neuem Design, leichterer Handhabung und weiteren innovativen Funktionalitäten. Diese Anwendung befindet sich aktuell in der Rollout Phase, in der Maßnahmen für den Übergang zum Wirkbetrieb im 2024 umgesetzt werden.
- Die beiden Anwendungen, der BSCW Classic im Internet wie auch der BSCW Social, können für die Kollaboration zwischen Bundesbehörden und externen Partnern, die keinen Zugang zu "Netze des Bundes" haben, genutzt werden.
Was brauche ich, um BSCW benutzen zu können?
Zur Nutzung des BSCW-Servers benötigen Sie:- eine dienstliche E-Mail-Adresse
- ein BSCW-Account
- einen aktuellen Web-Browser
- eine Internetverbindung
Wie registriere ich mich am BSCW?
Eine Selbstregistrierung am BSCW ist nicht möglich. Um mit dem BSCW arbeiten zu können, müssen Sie:- aus einem Arbeitsbereich durch einen Arbeitsbereichs-Manager zur Mitarbeit eingeladen werden oder
- selbst die Einrichtung eines neuen Arbeitsbereiches bei der BSCW-Administration beantragen.
Weitere nützliche Hinweise!
Wie registriere ich mich mit einer Einladungs-E-Mail am BSCW?
Sie registrieren sich über einen Hyperlink in der Einladungs-E-Mail. Klicken Sie den Link an oder kopieren Sie diesen in die Adresszeile des Browsers.Dadurch öffnet sich ein Dialog zum Erfassen von Registrierungsdaten.
Arbeitsbereiche
Was ist ein Arbeitsbereich?
Ein Arbeitsbereich ist ein Ordner, in dem Sie Objekte verschiedener Typen (Dokument, Notizen, Kontaktlisten, Kalender, Umfragen, Abstimmungen, Aufgabe u.v.m.) erzeugen, verwalten und gemeinsam mit mehreren Personen nutzen können.Weitere nützliche Hinweise! Nach der Standard-Konfiguration kann jedes Mitglied eines Arbeitsbereichs:
- alle Objekte eines Arbeitsbereichs sehen
- alle Aktionen der anderen Mitglieder in einem Arbeitsbereich unmittelbar wahrnehmen
- selbst Aktionen in dem Ordner und in den in ihm enthaltenen Objekten ausführen.
Wie finde ich die Arbeitsbereiche, zu welchen ich gehöre?
Ihre Arbeitsbereiche finden Sie wie folgt:
- Über die persönliche Startseite im Widget "Navigator". Klicken Sie dort "Arbeitsbereiche von [Ihr Account-Name]"
- über das Symbol "Arbeitsbereiche" in der Schnellzugriffsleiste,
- über das Menü Anzeigen => Arbeitsbereiche.
Wie erhalte ich einen neuen Arbeitsbereich?
Zur Einrichtung eines neuen Arbeitsbereiches wenden Sie sich per E-Mail an bscw-itzbund@itzbund.de mit folgenden Angaben:- Bezeichnung/Name des neuen Arbeitsbereiches (Bitte benutzen Sie keine unzulässigen Zeichen wie \*:?/<>|")
- Namen und E-Mail-Adressen des Managers und dessen Vertreters
- welcher BSCW-Server (Internet/Intranet/Social) genutzt werden soll.
- Das Einrichten eines neuen Arbeitsbereiches ist auf drei BSCW-Servern möglich, die unabhängig voneinander sind und jeweils einen eigenen Account für die Nutzung benötigen:
- der BSCW Classic im INTRANET DES BUNDES, welcher unter https://bscw.intranet.bund.de/ (NdB- und BMVI-WAN-Zugang) oder unter https://bscw.intranet.doi-de.net/ (mit DOI-Zugang) erreichbar ist. Dieser kann für die Kollaboration in Dienststellen des Bundes und dienststellenübergreifend genutzt werden.
- der BSCW Classic im INTERNET, welcher unter https://bscw.bund.de erreichbar ist.
- der BSCW Social, welcher im Internet unter https://social.bscw.bund.de erreichbar ist. Bei dem BSCW Social handelt sich um eine Neuentwicklung des BSCW mit neuem Design, leichterer Handhabung und weiteren innovativen Funktionalitäten. Diese Anwendung befindet sich aktulle in der Roll-Out Phase und wird in 2024 in den Wirkbetrieb eingehen.
- Die beiden Anwendungen, der BSCW Classic im Internet wie auch der BSCW Social, können für die Kollaboration zwischen Bundesbehörden und externen Partnern, die keinen Zugang zu "Netze des Bundes" haben, genutzt werden.
- Neue Arbeitsbereiche können nur von Mitarbeiter:innen einer Bundesbehörde beantragt werden.
- Die Beauftragung ist nur per E-Mail möglich.
- Aus Vertretungsgründen sollten pro Arbeitsbereich immer mindestens zwei Manager benannt werden.
- Nach der Einrichtung eines neuen Arbeitsbereiches und Erteilung der Rollen "Manager" durch die BSCW-Administration kann die Rolle "Manager" weiteren Personen nur durch die Arbeitsbereichsmanager erteilt werden.
- Die Manager können ihren Arbeitsbereich selbständig verwalten, umbenennen, weitere Mitglieder einladen und die Rollen/Berechtigungen den Mitgliedern erteilen.
- Die Anzahl und Strukturierung der Arbeitsbereiche sind frei wählbar. Sie können mehrere Arbeitsbereiche beantragen, z.B. für mehrere Projekte.
- Ein Arbeitsbereich kann in weitere Unterordner, für verschiedene Mitarbeiter, mit unterschiedlichen Rollen und Berechtigungen untergliedert werden.
Wie werde ich zum Mitglied in einem Arbeitsbereich?
Mitglied in einem Arbeitsbereich werden Sie nur durch eine Einladung, die Ihnen der Manager des Arbeitsbereiches zuschickt.
Weitere nützliche Hinweise!Die Arbeitsbereiche, in welche Sie eingeladen worden sind, finden Sie in der Übersicht Ihrer persönlichen Arbeitsbereiche.
Falls Sie am BSCW noch nicht registriert sind, aber die URL des Arbeitsbereiches kennen, auf den Sie Zugriff brauchen, wenden Sie sich direkt an den Manager dieses Arbeitsbereiches.
Wenn Sie den Manager nicht selbst ermitteln können, dann teilen Sie uns die Bezeichnung oder die URL des Arbeitsbereiches per E-Mail mit. Wir leiten Ihnen den Namen des zuständigen Manager zu.
Wie lösche ich einen Arbeitsbereich?
Wichtige Hinweise im Vorab!Nur Mitglieder in der Rolle „Eigentümer“ können einen Arbeitsbereich endgültig löschen.
Besitzen Sie NICHT die Rolle „Eigentümer“, löschen Sie den Arbeitsbereich nur aus Ihrer Übersicht und Sie können nicht mehr auf die Inhalte zugreifen.
Sie müssen zunächst alle anderen Eigentümer aus dem Bereich entfernen, wenn Sie als "Eigentümer" den Arbeitsbereich endgültig löschen möchten.
Der Inhalt des gelöschten Arbeitsbereiches wird in Ihren Papierkorb verschoben und verbleibt da bis Sie den Papierkorb leeren. Nach 10 Tagen erfolgt eine automatische Leerung Ihres Papierkorbs.
Wenn in Ihrem Arbeitsbereich keinen Eigentümer mehr gibt, bitte wenden Sie sich an die BSCW-Administratoren. Arbeitsbereiche können Sie über einen Rechtsklick auf den Bereich und dann über „Entfernen“ löschen.
- Schritt 1.
Entfernen Sie alle Mitglieder des Arbeitsbereichs (außer Ihnen selbst). Rufen Sie hierzu die Mitgliederübersicht des Arbeitsbereichs auf: - Schritt 2.
Setzen Sie einen Haken bei allen Mitgliedern außer Ihnen: - Schritt 3.
Klicken Sie dann "Mitglieder entfernen" an: - Schritt 4.
Anschließend können Sie den Arbeitsbereich löschen. Rufen Sie hierzu die Übersicht all Ihrer Arbeitsbereiche auf, setzen Sie einen Haken beim zu entfernenden Arbeitsbereich und klicken Sie "Entfernen" in der Menüleiste. - Der Arbeitsbereich wird dadurch in den Papierkorb verschoben und wird endgültig gelöscht, sobald Sie den Papierkorb leeren.
Wie füge ich ein neues Mitglied zu meinem Arbeitsbereich hinzu?
Sie können neue Mitglieder in Ihren Arbeitsbereich nur dann hinzufügen, wenn Sie in dem Arbeitsbereich die Rolle "Manager" besitzen.
- Schritt 1.
Loggen Sie sich zuerst am BSCW ein. - Schritt 2.
Wechseln Sie dann in den Arbeitsbereich, in den Sie neue Mitglieder einladen wollen und klicken Sie in dem Menü "Datei" → "Zugang" → "Mitglied einladen" an. - Schritt 3.
In dem Dialogfenster "Mitglieder einladen" fügen Sie bitte in der linken Seite entweder die E-Mail-Adresse oder den BSCW-Benutzernamen der Person ein, die Sie einladen wollen. Wählen Sie dabei direkt auch eine Rolle für die Person aus. - Schritt 4.
Klicken Sie dann auf das "+"-Zeichen, um die Person in der gewählten Rolle zu den ausgewählten Benutzern hinzuzufügen. An dieser Stelle können Sie auch optional eine eigene Mitteilung an die ausgewählten Personen aus dem BSCW senden. In dem Fall setzen Sie bitte in das entsprechende Feld an die Checkbox "Mitteilung an die ausgewählten Benutzer schicken" ein Häkchen und notieren Sie Ihre Mitteilung. Diese Mitteilung erhalten alle ausgewählten Personen per E-Mail, unabhängig davon, ob sie bereits am BSCW registriert sind oder noch nicht.
Screenshot Formularbereich Mitglieder einladen, zusätzliche Informationen - Bitte beachten Sie!
Ohne die Auswahl "Mitteilung an die ausgewählten Benutzer" erhalten nur die Personen eine Einladung, die noch nicht am BSCW registriert sind. - Schritt 5.
Schließen Sie die Einladung mit einem Klick auf "OK" ab.
Wie entferne ich ein Mitglied aus einem Arbeitsbereich?
Wichtiger Hinweis vorab!- Sie können ein Mitglied aus einem Arbeitsbereich nur dann entfernen, wenn Sie in dem Arbeitsbereich die Rolle "Manager" besitzen.
- Mit der Rolle "Mitglied" können Sie sich lediglich selbst aus dem Arbeitsbereich entfernen.
- Hierbei wird der Benutzeraccount nicht gelöscht, sondern lediglich der Zugriff auf den entsprechenden Arbeitsbereich.
- Schritt 1.
Wechseln Sie in die Mitgliederübersicht Ihres Arbeitsbereichs. - Schritt 2.
Setzen Sie einen Haken bei dem Mitglied, das Sie entfernen wollen. - Schritt 3.
Klicken Sie dann in der Symbolleiste das Mülleimer-Symbol "Mitglied entfernen" an. - Bitte beachten Sie: Jeder Benutzer kann jederzeit wieder in den gewünschten Arbeitsbereich eingeladen werden.
Weitere nützliche Hinweise!
Keine Einladungs-E-Mail erhalten! Woran liegt es?
Eine Einladungs-E-Mail erhalten standardmäßig nur die Personen, die am BSCW noch nicht registriert sind.
Wichtiger Hinweis!
Dies erkennt der Manager eines Arbeitsbereichs daran, ob beim jeweiligen Benutzer (in dem Kästchen „ausgewählte Benutzer“) bereits eine E-Mail-Adresse hinterlegt ist.
Besitzt die eingeladene Person bereits einen BSCW-Account, dann erhält sie keine Einladung per E-Mail.
Der neue Arbeitsbereich wird ihr nur auf der persönlichen Startseite unter den Arbeitsbereichen angezeigt.
Möchte der Manager eine eigene Einladungsmail auch an die am BSCW registrierten Personen versenden, dann muss er beim Einladen
- die Checkbox "Mitteilung an die ausgewählten Benutzer schicken." auswählen UND
- einen eigenen Einladungstext in das freie Feld eingeben. Beides muss erfüllt werden.
Wie ändere ich die Bezeichnung meines Arbeitsbereiches?
Die Bezeichnung Ihres Arbeitsbereiches können Sie über die folgenden Wege ändern:- In der Übersicht „Arbeitsbereiche“ fahren Sie mit der Maus in der Spalte „Aktion“ über das nach unten zeigende Dreieck und klicken dann das Stiftsymbol an „Eigenschaften ändern“. Im Feld „Name“ können Sie sodann die Bezeichnung Ihres Arbeitsbereiches ändern.
- Gehen Sie in Ihren Arbeitsbereich. In der Menüleiste klicken Sie „Datei“ an, dann wählen Sie “Ändern“ aus und klicken „Eigenschaften“ an.
- In dem Formular "Ordner ändern: Arbeitsbereich ...." in der Zeile "Name:" geben Sie eine neue Bezeichnung für Ihren Arbeitsbereich ein. Schließen Sie Ihre Änderung mit "OK" ab.
- Hinweis: Eine Umbenennung eines Bereiches hat keine Auswirkung auf die Inhalte und Eigenschaften des Arbeitsbereiches.
Wie sehe ich, wer in einem Arbeitsbereich Mitglied ist?
Durch Anklicken des Kopf-Symbols, rechts neben dem Namen des Arbeitsbereichs.
Weitere nützliche Hinweise!
Welche vordefinierten Standardrollen gibt es im BSCW-Internet?
Im BSCW-Internet gibt es vordefinierten Standardrollen und Berechtigungen, die Sie als Manager Benutzern Ihres Arbeitsbereiches, eines Ordners oder Unterordners zuweisen können.Hinweis: Die Berechtigungen der u.g. Rollen weichen von den im BSCW-Handbuch beschriebenen Standardrollen ab.
- Ein Mitglied kann
- die Objekte eines Arbeitsbereichs lesen und kopieren,
- sich die Info-Seiten ansehen,
- neue Objekte erzeugen wie z.B. Dokumente hochladen, Objekte verändern (Name, Beschreibung usw.) und editieren, soweit das Objekt das zulässt, nach Objekten suchen, Versionskontrolle für Dokumente einführen.
- Ein Manager kann
- alles, was ein Mitglied kann,
- die Zugriffsrechte in einem Arbeitsbereich verändern: Rollen zuweisen, Rollen verändern, neue Rollen definieren und öffentlichen Zugriff erlauben, neue Mitglieder einladen und vorhandene entfernen.
- Ein eingeschränktes Mitglied hat nur Leserechte, kann also Objekte öffnen, kopieren und sich die Info-Seite ansehen.
- Ein assoziiertes Mitglied hat Zugriffsrechte wie ein Mitglied.
- Eigentümer besitzen nur die Berechtigung zum Löschen eines Arbeitsbereiches.
- Ein Erzeuger ist ein Mitglied eines Arbeitsbereiches, welches initial den Ordner angelegt oder die Datei hochgeladen hat.
Weitere nützliche Hinweise!
Was bedeuten die Kopf-Symbole an den Mitgliedernamen in der Mitgliederübersicht?
Die Symbole vor den Mitgliedern kennzeichnen Ihren aktuellen Benutzerstatus im BSCW:
das Mitglied ist aktiv.
das Mitglied hat die Registrierung am BSCW-Server noch nicht abgeschlossen
das Mitglied ist im BSCW gesperrt (bspw. wegen einer mehrmaligen falschen Passworteingabe)
das Mitglied ist im BSCW wegen Inaktivität gesperrt, da es sich seit mehr als 500 Tagen am BSCW nicht angemeldet hat
Dieses Symbol für die Mitgliederseite eines Arbeitsbereichs.
Dieses Symbol zeigt an, dass eine Gemeinschaft Mitglied eines Arbeitsbereichs ist.
Das Symbol hinter einem Objektnamen weist darauf hin, dass das Objekt im Internet publiziert wurde, wodurch auch ein anonymer Zugriff auf das Objekt aus dem Internet gestattet ist.
Wie sehe ich, welche Rolle die einzelnen Mitglieder meines Arbeitsbereiches besitzen?
Um die Rollen der Mitglieder in Ihrem Arbeitsbereich einzusehen, klicken Sie das Köpfe-Symbol rechts neben dem Namen Ihres Arbeitsbereiches an. In der Mitglieder-Ansicht wird die jeweilige Rolle eines Mitglieds in dem Arbeitsbereich oder in einem Ordner angezeigt. Wird die Spalte "Rolle" nicht angezeigt, dann blenden Sie sie über das Menü "Ansicht" → "Spalten → "Rollen" ein. Um diese Änderung zu speichern, klicken Sie anschließend auf "Ansicht"→ "Spalten → "Für alle Ähnlichen übernehmen" an.Wie erfahre ich, wer der Manager eines Arbeitsbereiches ist?
Um zu sehen, welches Mitglied die Rolle "Manager" in Ihrem Arbeitsbereich hat, klicken Sie bitte auf das Köpfe-Symbol rechts neben dem Namen des Arbeitsbereichs.
Wird die Spalte "Rolle" nicht angezeigt, kann sie über "Ansicht" → "Spalten → "Rollen" eingeblendet werden. Um diese Änderung zu speichern, klicken Sie anschließend auf "Ansicht" → "Spalten → "Für alle Ähnlichen übernehmen " an. Werden in der Mitgliederansicht des Arbeitsbereiches nur Rollen "Mitglied" angezeigt, dann handelt es sich um einem Unterordner oder einen Unterarbeitsbereich mit sogenannten vererbten Managerrechten. Um sich den zuständigen Manager anzeigen zu lassen, müssen Sie in die übergeordnete Mitgliederansicht wechseln.
Wie ändere ich die Rolle eines Mitglieds in meinem Arbeitsbereich?
Sie können die Rolle eines Mitglieds innerhalb eines Arbeitsbereiches nur ändern, wenn Sie in dem Arbeitsbereich die Rolle "Manager" besitzen. Die Rolle eines Mitglieds können Sie auf der Ebene eines Arbeitsbereiches, eines Ordners oder Unterordners ändern. Schritt 1.Um eine Änderung vorzunehmen, gehen Sie zuerst in den Arbeitsbereich, einen Ordner oder Unterordner, also dorthin, wo die Anpassung durchgeführt werden soll. Schritt 2.
Klicken Sie das Köpfe-Symbol an. Sie wechseln damit in die Mitgliederansicht.
In der Mitgliederansicht steuern Sie mit der Maus in die Zeile des Mitglieds, das eine andere Rolle erhalten soll.
Drücken Sie anschließend die rechte Maustaste. Aus dem Aktionsmenü wählen Sie wie folgt "Zugang" ->"Rolle Zuweisen".
Wählen Sie dann aus dem Drop-Down-Menü eine neue Benutzerrolle aus und bestätigen Sie Ihre Auswahl mit "OK".
- Welche vordefinierten Standardrollen gibt es im BSCW-Internet?
- Es kann zum Beispiel vorkommen, dass ein Benutzer, der bisher in der Rolle "Eingeschränktes Mitglied" nur Leserechte innerhalb des Arbeitsbereiches hatte, jetzt auch Schreibrechte benötigt. Um dies zu ermöglichen, ändern Sie den Staus der Benutzerrolle von „eingeschränktes Mitglied“ auf „Mitglied“.
Wie kann ich im BSCW eigene Benutzerrollen und Berechtigungen erstellen?
Sie können neue Rollen erstellen, bestehende Berechtigungen erteilen oder entziehen, wenn Sie in dem Arbeitsbereich die Rolle "Manager" besitzen. Zum Erstellen einer eigenen Benutzerrolle, gehen Sie wie folgt vor,Schritt 1.
Gehen Sie in Ihren Arbeitsbereich auf „Datei“, dann auf "Zugang" und wählen Sie dort den Punkt "neue Rolle" aus.
Im Dialog zum Anlegen einer neuen Rolle tragen Sie zuerst einen Namen für die neue Rolle ein. Hier bspw. Mitglieder (nur lesend).
Dann klicken Sie in der Aktionsgruppe die gewünschten Berechtigungen für die neue Rolle an.
Schritt 4.
Die Erstellung der neuen Rolle schließen Sie mit der Schaltfläche "OK" ab.
Im Weiteren können Sie die Berechtigungen der neu angelegten Benutzerrolle in der Aktionsgruppe spezifizieren.
Sehen Sie dazu den Hinweis Wie kann ich bestimmte Berechtigungen einer Rolle in meinem Arbeitsbereich ändern?" Die neue Benutzergruppe ist nun innerhalb des Arbeitsbereiches verfügbar. Sie steht ebenfalls zur Auswahl, wenn Sie neue Benutzer in ihren Arbeitsbereich einladen. Eine selbst definierte Benutzerrolle ist immer nur in dem Arbeitsbereich verfügbar, in dem sie definiert wurde. Weitere nützliche Hinweise!
Wie kann ich Mitgliedern den Zugriff auf bestimmte Ordner in meinem Arbeitsbereich erteilen oder entziehen?
Sie können den Zugriff auf bestimmte Ordner in Ihrem Arbeitsbereich nur dann erteilen oder entziehen, wenn Sie in Ihrem Arbeitsbereich die Rolle "Manager" besitzen.Um einem Mitglied einen Zugriff auf einen Ordner zu gewähren, nutzen Sie die Funktion Mitglied einladen".
Den Zugriff auf einen Ordner entziehen Sie durch das Entfernen des Mitglieds.
Wichtiger Hinweis!
In diesem Zusammenhang ist es wichtig, darauf zu achten, dass mindestens ein Manager die Eigentümerrechte in dem Arbeitsbereich besitzt. Das Entfernen des letzten Managers/Eigentümers aus einem Arbeitsbereich, führt dazu, dass der Arbeitsbereich in den Papierkorb verschoben und nach einer Frist von 10 Tagen automatisiert aus dem BSCW gelöscht wird.
Weitere nützliche Hinweise!
Ich habe einen Ordner angelegt, kann aber keine Mitglieder einladen.
Bitte beachten Sie, dass Objekte des Typs "Ordner", abweichend zum offiziellen BSCW-Handbuch, nicht mit anderen Mitgliedern geteilt werden können. Ohne Manager-Berechtigung können Sie keine Mitglieder zu einem Order einladen.Laut dem BSCW-Fachkonzept für BSCW-Internet dürfen nur Arbeitsbereiche (nur in diese können weitere Mitglieder eingeladen werden) ausschließlich durch die BSCW-Administration angelegt werden.
Weitere nützliche Hinweise!
Wie kann ich bestimmte Berechtigungen einer Rolle in meinem Arbeitsbereich ändern?
Sie können Berechtigungen der jeweiligen Rolle in Ihrem Arbeitsbereich ändern, nur wenn Sie in dem Arbeitsbereich die Rolle "Manager" besitzen. Schritt 1.Gehen Sie in Ihren Arbeitsbereich auf Datei, dann auf "Zugang" und wählen Sie dort "Rolle ändern" aus.
Wählen Sie die Rolle aus, die Sie anpassen möchten und klicken Sie "OK" an.
In dem darauffolgenden Formular können Sie die gewünschten Aktionen (Berechtigungen) auswählen oder entziehen, die für die Rolle gelten soll.
Ihre Wahl schließen Sie mit "OK" ab.
Ein wichtiger Hinweis!
Ein Mitglied kann mit Hilfe der Berechtigung Ausschneiden/Verschieben die Eigentümer-Rechte an einem Objekt erlangen. Dies kann dazu führen, dass Mitglieder dadurch auf eigentlich versteckte Inhalte zugreifen könnten. Bitte beachten Sie das bei der Vergabe der Berechtigungen!
Wieso sehe ich die Schaltfläche Ausschneiden/Verschieben, bekomme aber einen Fehler bei der Verwendung?
Wenn Sie die Berechtigungen zum Ausschneiden/Verschieben besitzen, wird Ihnen die entsprechende Schaltfläche angezeigt.Wollen Sie diese nun aber auf Dokumente anwenden, bei denen Ihnen die Rechte dafür fehlen erscheint der Fehler.
Als Mitglied in einem Arbeitsbereich haben Sie die Ausschneiden-/Verschieben-Berechtigungen standardmäßig nur auf Ihre selbst erstellten Objekte. Befindet sich in Ihrem aktuellen Ordner ein Objekt, welches Sie erstellt haben, sehen Sie die Schaltflächen für Ausschneiden und Verschieben immer.
Wieso können Mitglieder keine Dokumente ausschneiden und verschieben?
Abweichend zum offiziellen BSCW-Handbuch hat die Rolle "Mitglied" in einem Arbeitsbereich keine Berechtigung dazu Objekte auszuschneiden und zu verschieben. Wenden Sie sich in Ihrem Arbeitsbereich an die Person mit der Rolle "Manager", wenn Sie diese Berechtigung erhalten möchten.
Weitere nützliche Hinweise!
Dateiverwaltung
Wie kann ich eine oder mehrere Dateien gleichzeitig auf den BSCW-Server hochladen?
Grundsätzlich gibt es mehrere verschieden Möglichkeiten zum Hochladen von Dateien:1. Per drag&drop. Der drag&drop-Uploader ist standardmäßig aktiviert.
2. Hochladen von Dateien über das Menü.
3. Upload mittels Zip-Archiv.
Per Drag&Drop
Schritt 1.
Wechseln Sie in den Arbeitsbereich/Ordner, in den die Datei(en) hochgeladen werden soll(en).
Schritt 2.
Klicken Sie die gewünschte Dateien mit der Maus an und ziehen Sie diese in die Ordneroberfläche hinein und lassen Sie die Maustaste los.
Nach dem erfolgreichen Abschluss der Übertragung ist das Dokument im Arbeitsbereich verfügbar.
Hochladen von Dateien über das Menü.
Schritt 1.
Wählen Sie im Menü "Datei" → "Neu" → "Dokument" aus.
Daraufhin öffnet sich ein neues Formular um das Dokument lokal zu suchen. Mit der Schaltfläche "Durchsuchen" wählen Sie Ihre Datei aus.
Ggf. können Sie die Eingaben um Name, Tags, Beschreibung oder Bewertung ergänzen. Der Upload startet dann mit einem Klick auf die Schaltfläche "OK".
Nach dem erfolgreichen Abschluss der Übertragung ist das Dokument im Arbeitsbereich verfügbar.
Upload mittels Zip-Archiv
Schritt 1.
Erstellen Sie zuerst lokal auf Ihrem Rechner ein Zip-Archiv derjenigen Dateien, die Sie auf Ihren BSCW-Server übertragen wollen (*.zip- oder *.tar-Archiv). Das Archivformat *.7z wird vom BSCW nicht unterstützt. Sie können nicht nur eine Datei sondern mehrere Dateien und auch die Ordnerstrukturen archivieren.
Schritt 2.
Anschließend laden Sie es auf den BSCW-Server hoch. Verwenden Sie dazu eine der beschriebenen Möglichkeiten zum Hochladen von Dateien, per Drag&Drop oder über das Menü.
Schritt 3.
Die hochgeladene Zip-Datei können Sie dann über die Menüpunkte "Aktion"->"Extrahieren" und den folgenden Menüs entpacken.
Weitere Details zum Thema "Archivieren" finden Sie in dem Anwenderhandbuch.
Wie kann ich eine oder mehrere Dateien gleichzeitig vom BSCW-Server herunterladen?
Zum direkten Herunterladen einer Datei, klicken Sie die gewünschte Datei mit der linken Maustaste an. Anschließend können Sie auswählen, ob diese Datei lokal geöffnet oder in einem Verzeichnis auf Ihrem Rechner gespeichert werden soll.
Schritt 1.
Markieren Sie alle Ordner und Dateien, welche Sie herunterladen möchten.
Schritt 2.
Klicken Sie anschließend das zip-Symbol in der Symbolleiste an.
Das Feld "Archivname" ist belegt, welchen Sie aber ändern können. Damit die Dateien lokal auf Ihrem Rechner gespeichert werden, stellen Sie fest, ob die Option "Nicht speichern, nur herunterladen" markiert ist. Wählen Sie "in Ordner ___ speichern" aus, so wird das Archiv in einem "Ordner" auf dem BSCW belassen und nicht heruntergeladen. Nach der Bestätigung der Auswahl mit der Schaltfläche "OK", erstellt der BSCW eine Archiv-Datei mit Ihren gewählten Dateien und im Browser zum Download bereitgestellt. Diese Archiv-Datei können Sie dann auf Ihrem Rechner mit einem beliebigen Datenkompressionsprogramm öffnen/entpacken.
Eine weitere Option ist der Versand einer Datei als Link oder Anlage per E-Mail direkt aus dem BSCW.
Wählen Sie in dem Fall im Aktionsmenü der Datei "Senden an" → "E-Mail" aus. Darauf hin öffnet sich ein Dialog in dem Sie die Empfänger, ein Betreff und ein E-Mail-Text angegeben können. Hier wird auch die Art des Zugriffs auf die Datei festgelegt.
Gibt es eine Beschränkung für die Größe der Dateien, die ich in einen Arbeitsbereich hochladen kann?
Nein, es gibt weder ein weiches noch ein hartes Limit für Dateigrößen oder Speicherlimit für Arbeitsbereiche, aber Vorgaben zur wirtschaftlichen Nutzung des Speicherplatzes. Bitte verwenden Sie das System sinnvoll, wirtschaftlich und umsichtig.Newsletter/Benachrichtigungen/Berichte
Wie kann ich den Versand von täglichen/wöchentlichen Berichten (de-)aktivieren?
Wenn Sie den Versand von Berichten deaktivieren möchten, dann wählen Sie unter → "Optionen" → "Einstellungen" aus. Im Tab "Benachrichtigungen" können Sie den Benachrichtigungsdienst (de-)aktivieren. Über welche Ereignisse Sie informiert werden möchten, können Sie unter "Abonnierte Ereignisse" bestimmen.Der Benachrichtigungsdienst im BSCW ist per Default aktiviert. Der Versand von Berichten erfolgt nur, wenn in einem Arbeitsbereich Aktivitäten erfolgt sind. Gab es keine Aktivitäten, wird keine Berichts-E-Mail versendet.Kann ich das Format der E-Mail des „Täglichen Berichts“ ändern?
Ja, das Format der E-Mail für die Benachrichtigung können Sie zwischen Text, HTML oder HTML/Text auswählen.Gehen Sie über den Menüpunkt "Optionen“ auf „Einstellungen". In dem Reiter "Allgemeines" unter "Grundeinstellungen" im Feld "Nachrichtenformat" können Sie das gewünschte Format der E-Mail festlegen.
Laut dem täglichen Bericht habe ich um 3.00 Uhr Dateien gelöscht! Zu dieser Zeit war ich am BSCW nicht angemeldet. Wie kann das sein?
Alle Dateien, die Sie löschen, werden im BSCW vorerst in den Papierkorb verschoben. Liegen die gelöschten Dateien darin länger als 10 Tagen, löst der BSCW eine automatische Leerung des Papierkorbs aus. Dieser Arbeitsgang überprüft jede Nacht um 3:00 Uhr, ob Dateien aus dem Papierkorb zu entfernen sind.Suchfunktion
Welche Suchbegriffe kann ich in das Suchfeld eintragen?
Sie können ein oder mehrere Wörter oder Phrasen in das Suchfeld eintragen.An Wortenden können Sie auch die Jokerzeichen (Wildcards) einsetzen,
- "?" steht für ein beliebiges Zeichen
- "*" steht für eine beliebige Zeichenkette.
Die Suchfunktion durchsucht alle Objektattribute wie Namen, Beschreibung, Tags oder Objekttyp und bei Dokumenten den gesamten Inhalt.
Weitere nützliche Hinweise!
Kalender
Kann ich den Kalender und Kontakte aus dem BSCW mit meinem Microsoft Outlook oder Thunderbird/Lightning synchronisieren?
Ja, der BSCW unterstützt den Abgleich von Kontakten und Terminen mit entsprechenden Daten in Ihrer E-Mail- und Kalendersoftware.Hier eine kurze Anleitung:
- Rufen Sie den Kalender im BSCW-Server auf.
- Gehen Sie in das Menü „Datei“, dann „Internetadresse anzeigen“ und „URL in die Zwischenablage kopieren“
- Wechseln Sie dann z.B.in Ihrem Outlook zu den Kalendern.
- Klicken Sie „Meine Kalender“ mit der rechten Maustaste an. Wählen Sie dann in dem Menü „Kalender hinzufügen“ das „Aus dem Internet“.
- Es öffnet sich ein Fenster, geben Sie hier die kopierte Internetadresse aus dem BSCW-Server ein und bestätigen Sie das mit
- Der BSCW-Kalender sollte nun in Ihrem Outlook sichtbar sein
Mobiles Arbeiten
Mit welchem mobilen Gerät kann ich den BSCW nutzen?
Die Nutzung des BSCW-Servers ist mit allen aktuellen mobilen Geräten möglich. In Abhängigkeit von der Wahl des genutzten Browsers kann sich die Darstellung leicht unterscheiden.Kann ich die BSCW Desktop Widgets auf meinem Desktop einrichten?
Die BSCW Desktop Widgets stehen auf den BSCW-Servern des ITZBund aus Sicherheitsgründen nicht zur Verfügung. Sie basieren auf der Adobe-AIR-Technologie, ebenso wie Adobe Flash.Tipp! Um trotzdem komfortabel z.B. per Windows Explorer auf Ihre Arbeitsbereiche zugreifen zu können, nutzen Sie bitte die WebDAV-Schnittstelle.
Datensicherheit
Ist der BSCW-Internet-Server für VS-NfD-Dateien freigegeben?
Der BSCW-Server erfüllt NICHT die Anforderungen für VS-NUR FÜR DEN DIENSTGEBRAUCH (VS-NfD) und ist daher laut Dienstanweisung NICHT zur Ablage von VS-NfD-Dokumenten freigegeben.Insofern übernimmt das ITZBund keine Verantwortung, wenn diese doch dort abgelegt werden. Damit sind die Nutzer:innen für die auf dem BSCW-Server abgelegten Daten selbst verantwortlich. Dies gilt insbesondere auch für die Einhaltung der Verschlusssachen-Anweisung (VSA).
Gibt es eine Schutzbedarfsfeststellung des BSCW-Servers?
Ja, der Schutzbedarf für die drei Grundwerte Vertraulichkeit, Integrität und Verfügbarkeit wurde für den BSCW-Server festgestellt sowie unterschiedliche Sicherheitsmaßnahmen gem. den BSI-Mindeststandards umgesetzt.Die Ergebnisse sind wie folgt:
| Grundwert | Schutzbedarfskategorie |
|---|---|
| Vertraulichkeit | hoch |
| Verfügbarkeit | hoch |
| Integrität | hoch |
Das angegebene Passwort Virusverdacht funktioniert bei meiner Quarantäne-Datei nicht. Was kann ich tun?
Am 06.03.2020 haben wir das Quarantäne-Passwort geändert. Das BSCW-System aktualisiert allerdings nicht rückwirkend bereits unter Quarantäne gestellten Dateien. Falls Sie die Datei also vor dem 06.03.2020 hochgeladen haben und sie vor diesem Datum unter Quarantäne gestellt wurde, benötigen Sie ein anderes Passwort. Dieses lautet „VIRUS“. Falls auch dieses Passwort nicht funktioniert, wenden Sie sich bitte per E-Mail an die BSCW-Administration bscw-itzbund@itzbund.de.Browsereinstellung
Wie stelle ich meinen Web-Browser korrekt ein?
Generell sollten keine Einstellungen am Browser notwendig sein. Wenn Sie jedoch Probleme bei der Nutzung des Systems feststellen, haben Sie vermutlich Ihren Web-Browser falsch eingestellt. Ausführliche Informationen zur Konfiguration der Browser entnehmen Sie bitte dem Handbuch zum BSCW.Wichtiger Hinweis! Bitte beachten Sie, dass die im Handbuch beschriebene Erweiterung „Aktenkoffer“ im BSCW-Internet nicht unterstützt wird.
Fehlermeldungen
Ich erhalte eine Fehlermeldung - was soll ich tun?
Wenden Sie sich bitte mit sämtlichen zur Verfügung stehenden Informationen (Fehlerbeschreibung, gegebenenfalls Screenshot, …) an die BSCW-AdministrationBitte senden Sie uns die Bilder (Screenshots) als Dateianhang zu. In HTML-Mail eingebettete Bilder (im CID-Format) können durch unser Ticket-System nicht verarbeitet werden, wodurch die Bilder bei uns nicht ankommen.
WebDav
Was ist WebDav?
Bei WebDav (Web-based Distributed Authoring and Versioning) handelt es sich um eine Erweiterung des HTTP-Protokolls, die Ihnen ermöglicht, unter Windows eine permanente Verbindung zum BSCW-Server einzurichten.Mittels WebDav können Sie auf Ihre BSCW-Arbeitsbereiche auf Ihrem lokalen Rechner zugreifen, ohne den Internetbrowser zu benutzen. Sie greifen auf Inhalte in Ihren Arbeitsbereichen über den Windows-Explorer auf Ihrem Rechner. So können Sie auf gewohnte Art und Weise in Ihren BSCW-Arbeitsbereich navigieren, auf Dateien zugreifen, Dokumente öffnen, diese bearbeiten und abspeichern.
Sie können die bekannten Aktionen auf die Objekte über die rechte Maustaste oder auch per ‚drag & drop‘ durchführen (z.B. kopieren, einfügen, löschen).
Somit können Sie bspw. auch Office-Dokumente direkt aus dem Windows Explorer öffnen.
Nach Bearbeitung des Dokuments können Sie über ‚Speichern‘ bzw. ‚Speichern unter...‘ das bearbeitete Dokument direkt auf Ihren BSCW-Server zurückschreiben. Dadurch sind kein Zwischenspeichern und Hochladen von Dateien mehr erforderlich.
Wie binde ich den BSCW-Sever auf meinem Rechner mittels WebDav ein?
Schritt 1.
Damit Sie den BSCW-Server als Netzlaufwerk im Windows Explorer einbinden können, rufen Sie zuerst den Windows Explorer auf Ihren Rechner auf.
Schritt 2.
In der linken Navigation klicken Sie "Computer" mit der rechten Maustaste an. Aus dem Kontextmenü wählen Sie den Punkt "Netzwerkadresse hinzufügen".
Es öffnet sich ein Willkommen-Dialog zum Hinzufügen von Netzwerkadressen. Drücken Sie auf die Schaltfläche "Weiter".
Wählen Sie als nächstes "Eine benutzerdefinierte Netzwerkadresse auswählen" aus und führen Sie mit der Schaltfläche "Weiter" fort.
Im nächsten Fenster geben Sie die URL des BSCW-Servers ein, mit dem Sie eine Verbindung herstellen möchten.
- BSCW-Server im Internet (https://bscw.bund.de/sec/bscw.cgi/)
- BSCW-Server im Intranet (https://bscw.intranet.bund.de/sec/bscw.cgi/)
- BSCW-Server im INTRANET aus dem DOI-Netz (https://bscw.intranet.doi-de.net/sec/bscw.cgi/)
Schritt 6.
Anschließend werden Sie aufgefordert die Zugangsdaten zum BSCW-Server einzugeben. Hier tragen Sie bitte Ihre Zugangsdaten zum BSCW ein und beenden Sie den Dialog mit der Schaltfläche "OK".
Im nächsten Schritt vergeben Sie einen Namen für die Verknüpfung, unter dem Sie den BSCW-Server auf Ihrem Rechner finden möchten. Führen Sie dann mit der Schaltfläche "Weiter" fort.
Abschließend klicken Sie auf "Fertig stellen“, um die Einbindung des BSCW-Servers auf Ihrem Rechner zu beenden.
